fokuskaltim.com - Arsip merupakan kumpulan dokumen yang memiliki informasi penting. Umumnya disimpan pada kurun masa tertentu, agar sewaktu-waktu bisa digunakan sesuai kebutuhan. Pada praktiknya, demi memastikan dokumen dalam keadaan baik, perlu tata kelola pengarsipan yang tepat dan benar.

Hal tersebut dibenarkan oleh Kepala Bidang Pengelolaan Kearsipan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim) Dyayadi. Dirinya mengatakan, pengelolaan arsip secara baik, disesuaikan dengan kaidah yang berlaku.

Demi menunjang pengarsipan yang memadai, DPK Kaltim memiliki enam brankas besar yang digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen penting tersebut. Penataan yang baik akan memudahkan dalam pencarian dokumen sesuai kebutuhan.

Selain itu, pengelolaan yang baik akan menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah. "Pengelolaan arsip ini akan menjamin pemanfaatannya sesuai peraturan perundang-undangan," katanya.

Ia juga menjelaskan bahwa teknik mengelola arsip yang baik antara lain memilah arsip berdasarkan fungsinya. Mulai yang tidak bermanfaat, bermanfaat, dan sangat bermanfaat. Untuk arsip yang dinilai sudah tidak bermanfaat, dapat dimusnahkan melalui prosedur yang berlaku. 

"Setelah melalui pemilahan berdasarkan kriteria tertentu, arsip disimpan dalam suatu tempat yang aman dan terjaga kondisi ruangannya untuk menghindari kerusakan, seperti misalnya di dalam brankas atau di gudang arsip," tuntasnya. (Adv/DPKKaltim)